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钱学森展览”档案资料收集背后的故事
2017年07月18日 编研与研究 ⁄ 共 1920字 评论关闭

每个来档案馆查阅资料的人,应该都会纳闷,档案馆里这么多的资料都是从哪里来的,档案馆资料库是如何积累起来的呢?殊不知,这些资料除了学校各部门兼职档案员每年按时归档以外,还有许多档案资料是师生、校友捐赠以及档案管理人员收集来的。

其实档案馆的每一份珍贵资料后面都有一个“故事”。下面,我讲一下“钱学森展览”档案资料收集背后的故事。

作为学校双甲子校庆的重要活动,“钱学森科学精神与教育思想展”在钱学森图书馆二三楼如期举行,在广大校友和师生中引起很大的反响,已经成为校园里一个重要的参观景点。当人们看到展出的这些图片、手稿、书信、文献、视频资料等系列珍贵史料,在被钱老的事迹和精神所感动的同时,也感受到这些历史资料的珍贵。

一天,馆长从编研室得知“钱学森展览”中的许多资料馆藏中没有,便来到收集室询问:“图书馆钱学森展览的资料我们存档了吗?”我突然一愣,“钱学森展览”资料,是啊,这么珍贵的资料我们怎么不收集进馆呢!敏锐的档案意识是我们档案人应该具备的素质,我们怎么能把这么珍贵的资料忽略呢?

展览已经持续了一年多时间,这些资料在什么地方?这给收集工作带来了一定的困难。当我们费劲周折,把这批珍贵史料收集进馆以后,心中有一种按耐不住的兴奋,感觉有必要把档案收集的点点滴滴记录下来,与大家分享。

根据工作安排,我们首先来到图书馆,试着与负责档案和展馆的同志沟通,因为这是我们第一次转变工作方法,主动收集非常规档案,谈什么、怎么谈,心里着实没底。

首先,我们向图书馆办公室的高老师介绍了我们收集工作的目的和意图,特别说明“资料放在档案馆里保管条件和以后的研究和利用价值,因此希望他们能把这批珍贵资料归到档案馆保存。”

高老师态度亲切,明确说图书馆非常愿意配合我们工作。当高老师查阅了以往的归档记录后,说:“展览开幕式的相关文档和图片都已经归档但展览的内容资料不在他们手头上。”因为钱学森图书馆布展设计与施工是由基建中心负责建设的一个项目,图书馆并没有保留与最终展板相一致的内容材料,高老师建议我们找施工方单位看看。

我们大家紧张地相互看了看,此时大家的心一下子又提了起来。

首先施工方单位不好找,这倒不怕,重要的是项目工程已经完工一年了,他们的资料会不会已经销毁了。怀着忐忑不安的心情,我们决定转变工作思路,让负责基建项目的小刘老师,与基建处取得联系,不巧的是当时参与项目管理的2位老师因出差、产假都不在岗。

这意味要等待,并且是不知道结果的等待。大家特怕后续会有什么不测,从安全角度考虑,为了尽早让这些珍贵资料安全进馆,大家决定另辟途径。

那么如何取得施工单位的联系方式呢?这时,我们首先想到了档案,于是我们调阅所有已归档的钱学森图书馆基建项目档案,我们一般基建工程的档案资料里,找到了负责这个项目资料员的电话和邮箱,当听到他的电脑里还留有这部分资料时,我们的情绪一下子被推上了极点,在场的所有人员会心地笑了。

经过多番沟通和协商,施工方最终答应将工作过程中产生的所有资料,包括纸质文稿一并归档,并按照我们的要求将其电子文件转化为PDF格式。他们提供了一张移交清单,并向我们一一作了交代。大家悬着多日的心终于可以放下了。想起整个曲折而且高效的归档过程,大家的心情激动不已。在此,向施工方表达真挚的谢意。

本次收集工作告一段落,如果没有各位老师的努力,完成此次工作将十分困难的,在此衷心感谢相关人员和老师对本次收集工作的大力支持与帮助。

这次收集工作是价值较高,比较成功的一次收集。目前,档案馆共收到施工方单位提供的相关图纸、设计文稿、展板图片共计上千份,其中包括”钱学森展馆”投标施工图,竣工图、展厅墙面出图、二层展板内容确认方案、三层陈展设计方案、展厅墙面出图等相关史料。其中,钱老生平图片以及事迹资料,为之后的钱学森研究、编撰等工作积累了丰富的历史资料,为编研工作的顺利进行奠定了基础。这些史料是我们以后研究工作不可或缺的;这些照片,极大充实了钱学森校友的图片资料,将系统地展示钱学森科学精神和教育思想的形成背景,同时是承载大学精神和历史文化的重要载体,用钱老光辉的人生历程与崇高精神教育广大师生,非常有感召力。

收集“钱学森展览档案”的“故事”讲完了,我有一个深刻的体会,作为档案人要有敏锐的意识和宽广的视野,不负这个时代对我们的要求。同时,全社会对档案事业的支持更是我们做好工作的基础。为此,我们呼吁全社会都来重视档案工作,把一个个“故事”留在我们的记忆里。

                                   

                                                                   作者:刘平

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