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关于120周年校庆活动文件材料归档的通知
2016年03月24日 档案馆公告 ⁄ 共 853字 评论关闭

各院、处及有关单位:

    2016年4月8,西安交通大学将迎来建校120周年暨迁校60周年庆典。根据国家及学校有关重大活动档案管理的规定校庆相关活动产生的文件材料应集中至学校档案馆统一管理,望各单位高度重视,做好校庆各项活动材料的归档工作。现将有关校庆档案的归档要求通知如下:

一、校庆档案的归档范围

校庆档案是指在学校举办的大型庆典活动,以及各院、处等有关单位开展的系列纪念活动中产生的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体形式的文件材料(含电子文件)和实物。具体内容如下:

序号

归 档 材料

1

部门史、学科发展史、纪念画册、光盘等出版物

2

重要校友的贺信、贺电、往来函件等

3

重大活动的请示、批复、计划、方案、总结等材料

4

重大活动(会议)中领导讲话、大会发言材料、学术研讨会论文集等

5

相关会议记录(含重要的座谈会)、会议纪要

6

邀请名单、请柬、重大活动签名册等

7

各种纪念品的样品、设计图纸及说明

8

各单位、学院印制的宣传印刷品、校友录等

9

外单位赠送的具有保存价值的礼品、纪念品以及社会知名人士赠送的礼品、题词等

10

有关捐赠款项的财务清单

11

校庆活动中与外单位签订的合同、协议书等材料

12

媒体对校庆活动的相关报道

13

其它反映校庆活动的材料

二、校庆档案的归档办法

1.实行部门立卷制度。请各单位确定1-2名兼职档案员,负责全程收集、整理有关材料,并在活动结束后1个月内向档案馆移交。

2.注意事项。各部门在收集纸质文件的同时,应将相应的电子文件同时归档;同时注意实物档案的收集、归档。

3.校庆档案的移交

地点:兴庆校区老图书馆东侧一楼档案馆

1)校庆相关活动的纸质材料及对应的电子文件,交至104105室,联系电话:82665384

2)实物档案交至102室,联系电话:82668759

                                                                档案馆

                                            0一六年三月二十二日

 

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